5 dicas para escrever um e-mail formal

Em diversos casos, no processo de aplicação para uma universidade no exterior e até mesmo depois dele, você vai precisar escrever um e-mail formal - seja para falar sobre a documentação ou para aceitar sua aprovação na instituição e confirmar sua matrícula. Nessas situações, é preciso saber como formular esse tipo de e-mail, para que você não passe uma má impressão para quem for ler. Pensando nisso, trouxemos aqui 5 dicas para você estruturar sua mensagem de uma maneira mais formal.

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Como escrever um e-mail formal?

Primeiras impressões: o assunto

O assunto é o seu primeiro ponto de contato com o destinatário do e-mail e é o que vai dar a primeira impressão da sua mensagem. Use esse espaço para declarar a finalidade do seu e-mail, sempre de forma concisa. Quem vai receber o e-mail deve ser capaz de saber do que se trata apenas pelo assunto.

Se você já estiver na universidade no exterior e for escrever um e-mail formal para um professor, inclua seu número de matrícula para facilitar uma consulta, caso seja necessário. Da mesma forma, inclua sua conta ou número de referência se estiver escrevendo para uma empresa na qual possui uma conta. Por último, não use todas as letras maiúsculas na linha de assunto e evite usar palavras desnecessárias.

Saudação

Sempre que for escrever um e-mail formal, comece cumprimentando a pessoa para quem você estiver escrevendo. Se você sabe quem será o destinatário do e-mail, comece sua mensagem com ‘Prezado(a)’, seguido do título e nome do destinatário (preferencialmente o sobrenome, se for para alguém de fora do Brasil). 

Se você não tiver certeza de quem é o destinatário, comece com: “A quem possa interessar”, ou outra frase equivalente. Evite iniciar um e-mail formal com “Olá”, “Oi”, “Bom dia/Boa tarde”, etc. Se certifique também de digitar o nome do destinatário corretamente.

Introdução e corpo do e-mail

Planeje cuidadosamente o conteúdo do seu e-mail e decida quais são as informações mais importantes a serem transmitidas. Depois de determinar isso, use o primeiro parágrafo para se apresentar e expandir o assunto - ou seja, o motivo de estar enviando um e-mail. Use o corpo do e-mail para incluir informações extras, mas certifique-se de não fornecer detalhes desnecessários. 

É mais provável que você receba uma resposta rápida e positiva se o destinatário não precisar ler um longo e-mail tentando decifrar por que você escreveu tudo aquilo. Do contrário, você pode perder o interesse do seu leitor. Se você precisar incluir detalhes importantes na mensagem, garanta que eles sejam exibidos com clareza e não precisem ser pesquisados no texto.

Ao escrever um e-mail formal, não use abreviações ou gírias. Isso não é profissional e pode causar uma impressão negativa. Por fim, utilize apenas um idioma no e-mail, e um idioma que você saiba que o destinatário será capaz de entender.

Finalizando o e-mail

Encerre seu e-mail com uma despedida amigável, mas formal. As formas populares de encerrar um e-mail formal são usando "Cordialmente", ou “Yours faithfully”, em inglês (se você sabe quem é o destinatário), ou então "Atenciosamente" ou “Yours sincerely” (se não souber o nome do destinatário).

Por fim, adicione seu nome e sobrenome. Em seguida, forneça seus dados de contato, como número de telefone e endereço de e-mail, para que o destinatário saiba onde entrar em contato com você, se necessário.

Antes de clicar em “Enviar”

A última etapa, mas provavelmente a mais importante antes de enviar seu e-mail, é revisá-lo. Leia atentamente a mensagem e procure erros ortográficos e gramaticais. Use o verificador gramatical do seu computador para garantir que todos os detalhes essenciais estejam corretos ou, se estiver escrevendo em outro idioma, use um verificador online, como o Grammarly. Ele também pode ajudar a corrigir a ortografia e a construção das frases.

Peça a alguém de sua confiança para ler o e-mail, para garantir que ele flui corretamente, que faz sentido, que o tom está correto e que a mensagem pretendida está sendo transmitida. Uma segunda opinião pode fazer uma grande diferença!

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